オンライン商談のアポメールは、その後の商談率/受注率を決める重要な営業プロセスです。営業リストに対して送信するアポメールは、担当者とのファーストコンタクトであり、アポメールで自社に対する印象・興味が決まるといっても過言ではありません。
本記事では、そんなオンライン商談のアポメールのコツと、アポメールのテンプレートをタイミング別にご紹介します。コツを押さえて独自のメッセージを作成したり、テンプレートを参考に素早く作成したり、オンライン商談のアポメール作成に本記事をぜひご活用ください。
｜オンライン商談におけるアポメールの重要性
コロナ禍以降、オンライン商談の件数は大幅に増加しています。一方で、「対面しない商談」に難しさを覚えている営業パーソンも多いでしょう。
対面での商談は会話のタイムラグがなく、相手の一挙手一投足を観察しながら商談を進められるため、可能であれば、対面での商談がおすすめです。しかし、オンライン商談は見込み顧客/既存顧客と自社にとって効率的な商談方法であり、オンライン商談が好まれるシーンも多々あります。
その際に、オンライン商談の難しさを軽減し、良いコンディションで商談に臨むためのツールがアポメールです。本記事冒頭でも述べたように、アポメールで自社に対する印象・興味が決まるといっても過言ではありません。
したがって、「オンライン商談をどう進めるか？」や、小手先の営業テクニックを磨くよりも、アポメールの質を高めることが商談率/受注率の向上につながるケースも珍しくないのです。
｜オンライン商談のアポメールをつくるコツ
それでは、オンライン商談のアポメールをつくる13のコツをご紹介します（件名をつくるコツ4つ、本文をつくるコツ9つ）。一つひとつのコツを押さえるのは難しいことではないので、13のコツを押さえて、質の高いアポメールを作成してみましょう。
件名をつくるコツ
1. 件名の長さは20〜30文字
オンライン商談のアポメールの送信相手が使用しているメーラー（メールシステム）にもよりますが、受信トレイで件名として表示される文字数は30文字前後です。したがって、件名の長さは「20〜30文字」を心がけましょう。
また、文字数が少ないほどインパクトが大きく伝わりやすい件名になるため、「件名は最大30文字使える」と考えるのではなく、「可能な限り短い文字数で件名をつくる」と考える方が、良い件名をつくることができます。
2. 開封したくなる内容にする
オンライン商談のアポメールの送信相手は、日々大量のメールを受信しており、業務に関係のないメールはスルーされる可能性があります。そのため、送信相手が受信トレイの一覧を見たときに、思わず開封したくなるような件名を考えましょう。
たとえば、送信相手の業界でよくある課題を提起した件名にすれば目に留まりやすく、アポメールが開封される確率が高くなります。20〜30文字という限られた文字数でもさまざまな表現ができるため、見込み顧客/既存顧客のことを深く理解した上で、思わず開封したくなるような件名を作成しましょう。
3. 数字や記号を取り入れる
懸命に具体的な数字や記号を取り入れることで、アポメールの開封率が上がるケースがあります。「満足度99％超え」や「最低価格保証！」といってインパクトを件名に持たせてみましょう。
また、アポメールの送信相手の業務や課題にかかわるような数字ほど、興味をひきやすくなります。たとえば、業界的に業務効率化に課題を抱えているような企業なら、「AIで作業時間○％短縮」といった件名が刺さりやすくなります。
4. 誇大表現に注意する
オンライン商談のアポメールを作成する上で、まず注意しなければいけないのは、「件名の誇大表現に注意すること」です。事実を大きく見せればアポメールの開封率は上がるかもしれません。しかし、アポメールの内容が件名に伴っていなければ、送信相手からの信用を失う結果になります。
また、たとえばオンライン商談につながったとしても、商談を進める中で信用を失う結果になるのは明白です。したがって、アポメールの件名をつくる際は誇大表現を行わないよう、十分に注意してください。
本文をつくるコツ
1. 丁寧な挨拶文から始める
オンライン商談のアポメール本文でまず大切なのは、「丁寧な挨拶文」から始め、送信相手からの印象を落とさないことです。
ビジネスコミュニケーションは、加点方式ではなく減点方式で印象が決まりがちです。100点からスタートし、さまざまな要素で減点され、残った点数で印象が決まります。したがって、「印象を良くする」ではなく「印象を落とさない」という視点で考えることで、良いアポメールをつくりやすくなります。
2. 要点をわかりやすくまとめる
丁寧な挨拶文の次は、アポメールの要点をわかりやすくまとめましょう。アポメールは「開封されること」が1つ目の関門であり、2つ目の関門は「読み進めてもらうこと」です。そのためにも、「このアポメールで何が言いたいのか？」を要点としてまとめることで、送信相手の読むストレスを軽減させます。
ゴールが見えないまま本文が書かれているアポメールはストレスを強く感じるため、まずは要点をわかりやすくまとめ、アポメールのゴールを示しましょう。
3. メールを送信した理由を述べる
次に、「なぜこのアポメールを送信したか？」という理由を述べましょう。オンライン商談のアポメールの場合は、「自社の商品やサービスを買って欲しいから」というのが本音ですが、これをストレートに伝えるわけにはいきませんね。
そこで、商品やサービスを開発した理由や、送信したきっかけなどにフォーカスして、アポメールを送信した理由を述べましょう。
たとえば、「貴社ホームページを拝見し、弊社開発の〇〇ツール“サービス名”がお役に立てるのではないかと考え、ご連絡差し上げました」などの内容が妥当です。
4. 問題提起する
ビジネス上の商品やサービスはすべて、何らかの課題をクリアするために提供されています。商品やサービスがクリアできる課題と、送信相手が抱えている課題がマッチするかどうかが、オンライン商談につながるポイントです。
したがって、アポメールを送信した理由を述べたあとは、「このような課題はございませんか？」などの問題提起を行いましょう。見込み顧客/既存顧客をしっかりと分析した上で問題提起を行えば、送信相手に刺さりやすいアポメールになります。
5. 解決策・ベネフィットを提示する
問題提起のあとは、解決策を提示しましょう。解決策とはもちろん、自社の商品やサービスを買ってもらうことです。このとき大切なのが、自社の商品やサービスを解決策として紹介するだけでなく、ベネフィットも提示することです。
ベネフィットとは、商品やサービスから得られる効果・利益を意味します。つまり、商品やサービスを導入したあとの、課題をクリアしている姿を想像させることができれば、より質の高いアポメールに仕上がります。
6. 具体的な実績をまとめる
解決策・ベネフィットを提示したあとは、商品やサービスの具体的な実績をまとめましょう。ちなみに、「多くのお客様にご好評をいただいております」など抽象的な内容は、実績とは呼べません。
多くのお客様にご好評をいただいているなら、それを具体的な数字として明示する必要があります。具体的な実績を持たない場合は、調査会社などに依頼をして、実績を作ってからアポメールを送信することも検討してみてください。
7. CTA（導線）をつくる
実績を紹介したあとには、しっかりとCTAを設置しましょう。CTAとは「Call To Action」の略であり、アポメールからオンライン昇段につなげるための導線です。たとえば、「ご興味を持っていただいた場合は〇〇@xxx.comまでご連絡ください」などの一文がCTAにあたります。
ただし、「ご連絡ください」と単純なCTAを設置するのではなく、行動したくなるようなCTAを考えることが大切です。セミナー参加やダウンロード資料など、営業コンテンツと組み合わせたCTAを設置するのがおすすめです。
8. 感謝の気持ちを伝える
アポメール本文の最後は、送信相手に対して感謝の気持ちをしっかりと伝えましょう。「最後までご覧いただき誠にありがとうございます」という一文があるかないかで、与える印象は大きく変わります。
9. 視認しやすい署名を入れる
アポメールの最後は、視認しやすい署名を入れましょう。
＜視認しやすい署名メールの例＞
／／／／／AmyTech株式会社／／／／／
担当者：第1営業部 法人営業課 〇〇 〇〇
住所：〒150-0002 東京都渋谷区渋谷2-19-15 宮益坂ビル609
電話：0120-xxx-xxx
ウェブ：https://www.aimytech.co.jp
ちなみに、視認性を高める目的で改行を入れないように注意してください。メーラーやその使用者によってフォントや文字サイズが異なるため、予想しない箇所で改行され、視認性を下げる可能性があるためです。
｜オンライン商談率が高いアポメールの特徴
オンライン商談率が高いアポメールには、5つの特徴があります。ここではその特徴を紹介するので、前章（オンライン商談のアポメールをつくるコツ）と併せて、質の高いアポメールを作成・送信する参考にしてみてください。
ターゲット情報が整理されている
オンライン商談率が高いアポメールは、ターゲット（見込み顧客/既存顧客）の情報が整理されており、「誰に向けたメッセージなのか？」がはっきりしています。
アポメールは同じような内容でも文言の違いなど細かい部分で商談率/受注率が変わるため、ターゲットに合った内容に最適かする必要があります。
たとえば、アポメールで問題提起をする際に、どういった問題を提起するか、どのように提起するかで、送信相手への刺さり方が変わります。
読み手の気持ちが考えられている
読み手の気持ちがしっかりと考えられているのも、オンライン商談率の高いアポメールの特徴です。
アポメールを受信する人は、基本的に、「新規での営業を求めていない可能性の高い人」です。そうした相手にアポメールを送信するのですから、読み手の気持ちをしっかりと考えなければ、不快な思いをさせることがあります。
したがって、アポメールを作成するときは「相手はどんな気持ちで読むだろうか？」と考えながら、一つひとつの内容を作っていきましょう。
開封率の高い日時に送信している
オンライン商談率の高いアポメールは、内容だけでなく送信する日時にもこだわっているのが特徴です。
開封率の高い日時は諸説あり、調査を行った企業によって結論が異なります。以下は、欧州を中心にマーケティングプラットフォームを提供しているBrevoの調査結果をまとめたものです。
事業形態 | 最適な送信日 | 最適な送信時間 |
Eコマース | 火曜日または木曜日 | 午前10時 |
ソフトウェア/SaaS | 火曜日または木曜日 | 午後2〜3時 |
マーケティングサービス | 水曜日 | 午後4時 |
小売/接客 | 木曜日 | 午前8〜10時 |
BtoB | 月曜日または火曜日 | 午前8〜10時 |
NGO（非営利団体） | 火曜日または木曜日 | 午後3〜4時 |
全体 | 火曜日または木曜日 | 午後10時または午後3時 |
出典：Best Time to Send an Email: Day, Hour, Industry [New Data]｜Brevo
アポメールの送信日時をより最適化するためには、日々の営業データを収集・分析し、ターゲット・業界ごとに最適な送信日時を考えることが大切です。
営業データを活用している
営業データを活用している企業は、オンライン商談率の高いアポメールを作成・送信しています。たとえば、前述のようにアポメールの送信日時や反能率などを営業データとして収集し、分析すれば、ターゲット・業界ごとに送信日時を最適化できます。
また、ABテスト（2パターンのうちどちらが優れた成果を出すか調査する分析手法）を実施して得た営業データでアポメールの内容を最適化するなど、営業データを活用すれば、さまざまな角度からアポメールを最適化できるようになります。
以下の記事では、営業データの分析について詳しく解説しているので、本記事と併せてぜひ参考にしてみてください。
｜【タイミング別】オンライン商談のアポメールテンプレート
それでは、タイミング別にオンライン商談のアポメールテンプレートをご紹介します。「テンプレートですぐアポメール送信を始めたい」という方も、「テンプレートを参考に独自のアポメールを作りたい」という方も参考にしてみてください。
営業リストから送るアポメール
＜件名＞
営業力強化！資料見える化ツールの「GRiX」のご案内
＜本文＞
〇〇株式会社 担当者様
突然のメッセージ、失礼致します。
私、AmyTech株式会社の〇〇と申します。
この度、資料見える化ツール「GRiX（グリックス）」の提供開始に伴いまして、営業力強化の課題を抱える企業様の多い〇〇業界において、GRiXに関するご案内メッセージを皆様に送信しております。
〇〇社が行った調査によりますと、〇〇業界では〇〇％以上の企業様が、営業力強化に課題を持っているというデータが出ております。貴社におかれましても、次のような課題をお持ちではありませんか？
・顧客行動データが取得できず営業活動の最適化に苦戦している・次世代の営業人材育成に取り組みたいが難しさを感じている
このような課題をお持ちであれば、GRiXが営業力強化のお役に立つ可能性がございます。GRiXとは、AI解析によってお客様と共有した資料のデータを見える化するツールです。
従来の資料共有においては、PDFファイルをメールに添付して共有するのが一般的です。お客様の環境で開いたPDFファイルは解析できないものであり、故に、「営業資料がどのように読まれているか？」というデータを取得するのは不可能なことでした。
一方、GRiXはPDFファイルをメールに添付するのではなく、資料をWeb上にアップロードし、個別に発行される共有URLをお客様にメールで送信することで、資料を共有できます。これにより、「営業資料がどのように読まれているか？」というデータの取得が可能になり、さらにAI解析によってお客様が興味・関心を持っているトピックなどを把握できるようになっています。
具体的な実績としまして、GRiXをご活用いただいている企業様では、次のような効果を創出しています。
・資料閲覧度合い：72％UP↑↑↑・初回商談設定率：100％UP↑↑↑
・見込み顧客の案件化率：56％UP↑↑↑
・成約率：72％UP↑↑↑
・営業の工数削減：36％DOWN↓↓↓
貴社におかれましても、GRiXをご活用いただくことで同等の効果を創出できる可能性がございます。少しでもご興味を持ってくださったのであれば、一度オンラインでのお打ち合わせをさせていただけますと幸甚に存じます。
以下のURLより、オンラインお打ち合わせの日程調整が可能となっております。https://booking.xxx.com
また、弊社ホームページではGRiXに関する詳しい資料をご用意しておりますので、お時間ある際にお目通しいただけますと幸いです。
https://www.aimytech.co.jp/grix
突然のメッセージにてこのような長文、失礼致しました。
お忙しい中最後までご覧くださり、誠にありがとうございます。
GRiXまたは弊社のサービスについて、ご質問等ございましたら、いつでも当メールに返信をいただければと存じます。
何卒よろしくお願い申し上げます。
／／／／／AmyTech株式会社／／／／／
担当者：第1営業部 法人営業課 〇〇 〇〇
住所：〒150-0002 東京都渋谷区渋谷2-19-15 宮益坂ビル609
電話：0120-xxx-xxx
メール：xxxx@amytech.co.jp
ウェブ：https://www.aimytech.co.jp
資料DL直後に送るアポメール
＜件名＞
営業力強化！資料見える化ツールの「GRiX」のご案内
＜本文＞
〇〇株式会社 〇〇様
資料ダウンロードをくださり、誠にありがとうございます。
私、AmyTech株式会社の〇〇と申します。
この度は資料見える化ツール「GRiX（グリックス）」にご興味を持っていただき、幸甚に存じます。
ご要望の資料は、以下のURLより閲覧・ダウンロードが可能となっております。https://xxx.com/resource/download/
ーーーーーご入力いただいた内容ーーーーー
お名前：〇〇〇〇
会社名：〇〇株式会社
業種：〇〇
役職：〇〇
従業員数：〇〇〜〇〇名
ーーーーーご入力いただいた内容ーーーーー弊社ホームページでは各種資料のご提供のほか、「営業力強化」や「営業プロセスの改善」などに役立つブログコンテンツを多数発信しております。お時間のある際に、お目通しくださいますと幸いです。
https://www.aimytech.co.jp/grix/contents
また、オンラインお打ち合わせによるGRiXのご説明、ユースケース（導入事例）のご紹介、貴社環境へのご提案なども行っております。ご興味がある場合は、以下のURLよりオンラインお打ち合わせの日程調整が可能となっております。https://www.aimytech.co.jp/grix
改めまして、この度は資料をダウンロードいただき誠にありがとうございます。
GRiXまたは弊社のサービスについて、ご質問等ございましたら、いつでも当メールに返信をいただければと存じます。
何卒よろしくお願い申し上げます。
／／／／／AmyTech株式会社／／／／／
担当者：第1営業部 法人営業課 〇〇 〇〇
住所：〒150-0002 東京都渋谷区渋谷2-19-15 宮益坂ビル609
電話：0120-xxx-xxx
メール：xxxx@amytech.co.jp
ウェブ：https://www.aimytech.co.jp
｜まとめ
オンライン商談のアポメールは、見込み顧客と信頼関係を構築するための第一歩です。アポメールの印象によって、その後の商談率/受注率は大きく左右されます。だからこそ、本記事でご紹介した「オンライン商談のアポメールをつくるコツ」を取り入れながら、アポメールの作成および最適化を行っていきましょう。
また、以下の記事では営業における見込み顧客/既存顧客との信頼関係構築で大切なコトや、信頼関係構築を可能にする心理的テクニックを紹介しています。本記事で書かれているポイントも取り入れながら、アポメールによるオンライン商談獲得を目指してみてください。